L’ouverture et l’examen des plis est la première mission de la commission d’ouverture des plis.
Elle est publique et se tient au lieu, au jour et à l’heure prévus par le règlement de consultation. Le président de la commission ouvre la séance publique. En cas d’absence d’un des membres de la commission, le président reporte la séance d’ouverture des plis de quarante-huit (48) heures. Il remet ensuite, ou à la reprise de la séance aux membres de la commission le support écrit contenant l’estimation du coût des prestations. Il reçoit les réserves ou observations ayant trait à la procédure. Il met fin à la procédure et avise à haute voix les concurrents, s’il estime que lesdites réserves sont fondées. Il demande de poursuivre la procédure sous sa responsabilité, dans le cas contraire, et d’inscrire les réserves ou observations dans le procès-verbal de la séance, et procède à l’ouverture des plis des concurrents. Il ouvre ensuite l’enveloppe portant la mention dossiers administratif et technique et annonce, à haute voix, les pièces contenues dans chaque dossier et dresse un état des pièces fournies par chaque concurrent. La séance publique prend alors fin, le public et les concurrents se retirent de la salle.La commission examine ensuite, à huis clos, les pièces du dossier administratif, du dossier technique et du dossier additif, le cas échéant. Elle écarte les concurrents: qui ne satisfont pas aux conditions requises, ou au mode de présentation des dossiers ; ceux qui n’ont pas présenté les pièces exigées; ceux qui sont représentés par la même personne dans le cadre du marché; qui n’ont pas produit le cautionnement de manière conforme quand ce dernier est demandé et les concurrents dont les capacités financières et techniques sont jugées insuffisantes au vu des critères figurant au règlement de consultation. Si la commission constate des erreurs matérielles ou des discordances dans les pièces du dossier administratif, elle demande l’introduction des rectifications nécessaires.
A la reprise de la séance publique, le président donne lecture de la liste des concurrents admissibles, sans faire connaître les motifs des éliminations des concurrents non retenus. Lorsque ni l’offre technique ni l’offre variante, ni le dépôt d’échantillons ne sont exigés, la commission poursuit ses travaux et procède à l’ouverture et à l’examen des offres financières de concurrents.
Mais lorsque c’est le cas, il donne lecture du contenu des enveloppes des prospectus, notices ou autres documents techniques et / ou contenant les offres techniques des concurrents admis. Les membres de la commission paraphent les enveloppes contenant les offres financières des concurrents, enveloppes qui doivent rester fermées et mises en lieu sûr jusqu’à leur ouverture.
Le président fixe ensuite la date et l’heure d’examen des échantillons, prototypes ou autres documents techniques, et / ou l’offre technique et de reprise de la séance publique.
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